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  • 几位领导在办公室@@玩我@@ [动态@@的办公室@@管理@@@@]

    分类@@:团员@@亚博外围投注网址 时间@@:2020-02-01 本文已影响@@ 人@@
    办公室@@作为企业一个重要@@部门@@,办公室@@所承担的管理@@工作@@是企业必须夯实的一项基础性工作@@@@,也是企业整体运作过@@程中的重要@@环节@@。
    传统的办公室@@管理@@工作@@主要@@承担着上传下达@@、办公物品管理@@@@、档案管理@@@@、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作@@@@,虽然不是企业的核心工作@@@@,但工作@@内容千头万绪@@,工作@@效果如何至关紧要@@@@。
    从维护企业运作的稳定性和@@规章制度的严肃性的角度来看@@,“按章办事@@”是办公室@@工作@@的主要@@立足点@@,原则性极强@@,必须不偏不倚地执行企业高层管理@@意图@@。基于办公室@@工作@@的这一特点@@,办公室@@工作@@人@@员的工作@@方式一般表现为变通性不强@@、灵活性不足@@,有时甚至会表现出静态化乃至是机械化的特性@@。
    然而@@,随着企业管理@@水平的全面提高@@,办公室@@管理@@工作@@的静态化特征已经越来越不能适应现代化企业发展的需要@@@@。尤其是随着企业规模的不断扩大@@、各类事务的增多@@,企业在发展初级阶段可以暂时将其忽略的很多问题@@,在这时都必须顺次地被提上企业的工作@@日程上来@@,而在企业暂时还没有或根本不准备增设新的部门的情况下@@,企业办公室@@就成了一个缓冲地带@@,无形中会被注入很多新的职能@@,比如执行企业文化@@、人@@力资源管理@@@@、成本核算等任务@@。为了适应企业发展阶段性转变的需要@@@@,企业办公室@@必须慎重审视自己的新增职能@@,并在具体的管理@@活动中逐步走出静态化管理@@的惯例@@,逐步向动态@@化管理@@的方向转化@@。
    企业医院所实行的动态@@化管理@@模式@@,是一个涉及到医疗@@、护理@@、行政@@、后勤@@、管理@@等多个部门的繁杂工程@@,相比之下办公室@@工作@@的动态@@化管理@@要@@单纯一些@@,可简单地分为@@“事后动态@@管理@@@@”和@@“事中动态@@管理@@@@”两类@@。
    所谓事后动态@@管理@@@@@@,可以理解为采用一定的方法或模型@@,经常性地对以往的留存下来的资料记录进行梳理@@,找出隐含在这些资料中的规律性的东西@@,并为以后更好的管理@@提供一定的依据@@。例如在医院的会议管理@@上@@,现在采取的管理@@方法是每周由各科室提出会议申请@@,然后做下记录@@,以此合理的进行会议安排@@。这种管理@@手法如果仅仅是为了防止会议安排上的冲突@@,显然达不到进行深度管理@@的目的@@——各科室所提出的会议申请十分必要@@@@,但所请外院专家时间@@上发生冲突@@——很显然@@,这种监管手法的本身就存在问题@@,因为计划缺少相对合理性@@@@,致使我们不知道究竟要@@安排哪个会议比较合适@@,无法进行精确控制@@,只能实行@@“半放任@@”式的模糊管理@@@@。不仅仅是会议管理@@@@,包括用车管理@@@@、用餐管理@@等@@,都或多或少地存在这样的问题@@。
    从动态@@管理@@的立场出发@@,对于任何一项经常性工作@@@@,办公室@@必须进行这样的一项安排@@,即把近几个月来的工作@@排序出来@@,根据医院的实际情况@@,对临床科室是否有益及国家@@、企业的临时性重要@@会议等情况结合起来看@@,合理的安排参会人@@员及会议地点@@。这样一来@@,有效地避免以往办公室@@管理@@工作@@中过多专注于@@“合法性@@”而忽视其@@“合理性@@”的弊端@@。
    事后动态@@管理@@@@也对办公室@@工作@@人@@员的传统工作@@方法提出了质疑@@。在日常工作@@中@@,办公室@@工作@@人@@员能够对各种物品的发放进行详细的登记@@,只能说明他是一位合格的办公室@@工作@@人@@员@@。要@@成为优秀的办公室@@工作@@人@@员@@,就要@@把日常的这些零碎的片断式的资料和@@纪录@@,以一种系统的形式而不是流水账的形式@@,呈报给企业高层管理@@者@@,从而为他们进行成本控制和@@人@@力资源管理@@@@提供更有价值的信息资料@@。
    所谓事中动态@@管理@@@@@@,是指办公室@@在日常管理@@工作@@中@@,不仅仅是机械地履行严格监督的职能@@,还应在事态发展的过程当中@@,适时主动地介入到事件中去@@。
    比如在考勤制度的执行上@@,现在实行的是划卡机划卡的做法@@,办公室@@只能适时修改单项数据@@,对每天@@、每星期的考勤情况无法总览@@。只有等到满月之后@@,办公室@@才能从划卡机中调出所有员工的考勤记录呈报给公司的财务部门@@,然后由财务部门从工资单上对员工该扣的扣@@、该罚的罚@@。
    这种方法虽然能很好地促使员工严格遵守考勤纪律@@,但同时也应看到@@,严格的考勤制度是为了保证井然有序的工作@@秩序@@,只是手段@@,不是最终目的@@,但传统的静态式的考勤管理@@方法@@,显然带有很强的@@“秋后算总账@@”的味道@@。
    从动态@@管理@@的角度来看@@,一旦员工考勤情况出现异常@@,办公室@@就应该立即介入进来@@,主动告知该员工@@,提醒他在接下来的考勤日内重视该问题@@。同时办公室@@还应适时分析情况@@,可采用与之谈心等方式@@,了解该员工近来是否过于疲惫@@,或是心境不佳@@,甚至是有不满或对抗的情绪等@@。然而@@对症下药@@,或做其思想工作@@@@,或帮助其解决困难@@,在有必要@@的情况甚至可以调整自己的管理@@尺度@@。
    动态@@化考勤制度的监管方法@@,不仅可以有效地避免制度执行上的@@“不教而诛@@”,还可以为员工缓解长期郁结在自己内心中的压力找到一个出口@@,从而体现出企业文化@@“刚柔相济@@”的特征@@。应该说@@,企业文化正是通过这些具体的能够体现企业人@@文关怀的小事件@@,才能最终落到实处@@,溶入每一位员工的心底@@。
    再譬如在车辆管理@@上@@,办公室@@目前采用的是必须填写派车单的方法对其实行管理@@@@,但派车单上有关车辆行驶里程等数据@@,则由驾驶员自己填写@@、一月@@一报@@。这种静态的管理@@方法显然缺少事中监督@@,时间@@跨度过大@@,给当事人@@留下了过多的弹性空间@@。从动态@@监控的角度来看@@,较为合理的办法是相关数据必须是在办公室@@的监督下@@,由驾驶员和@@用车人@@共同填写@@,一事一报或一天一报@@,从而有效的发挥出办公室@@在适时监管过程中的作用@@。
    可以预见@@,随着企业规模的进一步扩大@@,企业文化重要@@性的日益凸现@@,办公室@@管理@@工作@@的动态@@化程度越来越重要@@@@。
    办公室@@管理@@工作@@从静态管理@@向动态@@管理@@转变@@,不仅仅管理@@方法的转变@@,更是一种观念的转变@@,要@@求办公室@@工作@@人@@员必须培养动态@@式@@、系统化管理@@思想@@。而在从静态管理@@向动态@@管理@@嬗变的过程中@@,办公室@@的管理@@工作@@在一定时期内会为更加繁琐@@,但只要@@完成了转变@@,形成了机制@@,管理@@工作@@就会比原先更轻松@@、更有效@@。          西山煤电集团公司职工总医院@@  张妍@@

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